اظهارنامه از جمله اسناد قضایی محسوب می‌شود که افراد در برخی مسایل حقوقی خود با آن سر و کار دارند. در مواردی که فردی خود را صاحب حقی می‌داند، حتما لازم نیست برای مطالبه حقوق خود اقامه دعوی کند؛ چرا که ممکن است از طریق درخواست شفاهی از فردی که باید این حق را ادا کند، به هدف خود رسیده و حق خود را دریافت کند.
این موضوع در حالی است که در برخی موارد باید این مطالبه را اثبات کند و چون اثبات مطالبه شفاهی به دلیل فراموشی یا انکار طرف مقابل مشکل است، بنابراین می‌تواند با تنظیم اظهارنامه و ارسال آن برای مخاطب به طور رسمی اقدام به مطالبه حق خود کند.
البته لازم به ذکر است که مطالبه حق تنها در صورت ارسال برگ اظهارنامه از سوی مراجع قضایی اثبات می‌شود؛ به این معنا که مرجع قضایی، ابلاغ اظهارنامه به طرف مقابل را تصدیق و تایید می‌کند. خواهان حق، زمانی می‌تواند حق خود را از طریق اظهارنامه مطالبه کند که بر اساس توافق طرفین یا به موجب قانون یا عرف، موعد مطالبه آن حق فرا رسیده یا سپری شده باشد. در برخی موارد نیز ارسال اظهارنامه، قبل از اقامه دعوای مورد نظر، ضروری است.
به عنوان مثال، زمانی که فردی ملک متعلق به خود را به طور امانی به کارگر، سرایدار، خادم و به طور کلی به هر امین دیگری سپرده است، اگر شخص مورد نظر از تخلیه و استرداد مال امانی امتناع کرد، باید ابتدا اظهارنامه‌ای تنظیم کرده و به طرف مقابل اعلام کند که محل امانی را باز پس دهد. در صورتی که شخص امانتدار پس از گذشت ۱۰ روز از زمان ابلاغ اظهارنامه، محل مزبور را باز پس ندهد، متصرف عدوانی محسوب می‌شود. بنابراین در این مورد می‌توان دعوای رفع تصرف عدوانی را مطرح کرد. نباید تصور کرد که اظهارنامه فقط به منظور مطالبه حق تنظیم می‌شود بلکه هر شخصی می‌تواند هر نوع اظهاری راجع به معاملات، تعهدات یا روابط دیگر خود با دیگران را از طریق رسمی یعنی با تنظیم و ارسال اظهارنامه به طرف مقابل خود اطلاع دهد.
نحوه تنظیم اظهارنامه
اوراق اظهارنامه در محل فروش تمبر و اوراق قضایی در مجتمع‌های قضایی در اختیار مراجعان گذاشته می‌شود. در صورتی که فردی بخواهد برای دیگری اظهارنامه بنویسد، باید مطالب خود را در سه نسخه تنظیم کند. (برای هر نفر اضافی نیز باید یک نسخه اضاقی تنظیم شود) پس از تهیه برگ اظهارنامه، فرد باید مطالب خود را در ستون خلاصه اظهارات بنویسد.
در نوشتن این مطالب باید کمال دقت را داشت؛ چون هر مطلبی که قید می‌شود، از آنجایی که در نهایت، ذیل آن توسط فرد امضا خواهد شد، تحت شرایطی اقرار محسوب می‌شود و ممکن است در دعوی، طرف مقابل از آن علیه فرد استفاده کند. از طرف دیگر، باید گفت که در برخی موارد باید از ارسال اظهارنامه خودداری شود زیرا در نتیجه این اقدام، ممکن است طرف دعوی از پیگیری قضایی فرد متقاضی آگاه شده و به انحام عملیاتی اقدام کند که موجب از بین رفتن حقوق مورد ادعای فرد شود.
به عنوان مثال، اگر فردی بخواهد اموال دیگری را به این دلیل که بدهی خود را پرداخت نمی‌کند، توقیف کند، با ارسال اظهارنامه، بدهکار از احتمال توقیف اموال خود آگاه می‌شود و اقدام به فروش، انتقال به نام دیگری و مخفی کردن اموال خود می‌کند که این امر احقاق حق را با مشکلات پیچیده‌ای روبرو می‌کند.
نکته دیگری که در تنظیم اظهارنامه باید به آن توجه کرد، این است که باید از نسبت دادن جرم به طرف مقابل با نوشتن اکاذیب خودداری کرد؛ چرا که ممکن است فرد متقاضی یا اظهارکننده تحت شرابطی به عنوان مفتری یا کسی که اقدام به نشر اکاذیب کرده است، از سوی طرف مقابل تحت تعقیب کیفری قرار گیرد.
مراجع صالح برای ابلاغ اظهارنامه
مراجع صالح برای ابلاغ اظهارنامه، حسب مورد اداره ثبت اسناد یا دفا‌تر دادگاه‌ها است اما آنچه امروزه مورد عمل است، به جای دفا‌تر دادگاه‌ها که در قانون به عنوان مرجع تسلیم اظهارنامه معرفی شده، قسمتی به نام دایره اظهارنامه است که در هر واحد قضایی وجود دارد و اظهارنامه‌ها به آنجا تسلیم می‌شود.
بر این اساس، مسئول مربوط پس از ملاحظه اظهارنامه، در صورتی که واجد شرایط مقرر قانونی باشد، آن را قبول و در دفتر مخصوصی ثبت می‌کند و شماره و تاریخ ثبت را طی یادداشتی (برگ رسید) به اظهارکننده داده و متذکر می‌شود که برای گرفتن جواب یعنی نسخه دوم اظهارنامه ابلاغ‌شده بعداً به دایره مذکور مراجعه کند که معمولا یک ماه برای مراجعه بعدی منظور می‌شود.
شرایط قانونی ارسال اظهارنامه
1- احراز هویت اظهارکننده: شخصی که اظهارنامه را تسلیم می‌کند، اگر اصالتاً آن را تقدیم کند، یعنی خود، ذی‌حق یا مدعی حق باشد، باید با ارایه مدارک شناسایی قانونی نظیر شناسنامه، موجباتی فراهم کند که مسئول دایره اظهارنامه هویت او را احراز کند. چنانچه اظهارنامه را شخص دیگری مانند وکیل، قیم یا ولی به نمایندگی از ذی‌حق تقدیم کند، علاوه بر احراز هویت او توسط مسئول دایره اظهارنامه، لازم است که فتوکپی مصدق (تاییدشده) مدرک که سمت او را اثبات کند، نیز تسلیم شود تا به همراه اظهارنامه برای طرف ارسال شود.
2- ابطال تمبر هزینه قانونی: بر روی برگ اظهاریه طبق تعرفه قانونی باید تمبر ابطال شود که مقدار آن طبق بند ۱۸ ماده ۳۰ قانون وصول برخی از درآمدهای دولت و مصرف آن در موارد معین، یک هزار ریال است.
3- خارج از ادب و نزاکت نبودن مطالب و مندرجات اظهارنامه: طبق تبصره ماده ۱۵۶ قانون آیین دادرسی مدنی، اداره ثبت اسناد و دفا‌تر دادگاه‌ها می‌توانند از ابلاغ اظهارنامه‌هایی که حاوی مطالب خلاف اخلاق و خارج از نزاکت باشد، خودداری کنند. البته باید توجه داشت که اگر اداره ثبت یا دفتر دادگاه اظهارنامه حاوی مطالب خلاف اخلاق یا خارج از نزاکت را ابلاغ کند، به نظر می‌رسد که مسئولیتی نخواهد داشت. زیرا ابلاغ نکردن این گونه اظهارنامه‌ها برای اداره ثبت یا دفتر دادگاه تکلیف نیست، بلکه مجاز است که آنها را ابلاغ نکنند و اجازه نیز دلیل بر اختیار است. 4- تسلیم اظهارنامه و پیوست‌های آن به تعداد مقرر قانونی: معمولا اظهارنامه و ضمایم آن باید لااقل در سه نسخه به مرجع ارسال اظهارنامه تقدیم شود که یک نسخه در بایگانی دایره مذکور می‌ماند، یک نسخه به طرف ابلاغ و تسلیم می‌شود و نسخه‌ای نیز به عنوان نسخه ابلاغ‌شده به اظهارکننده تسلیم می‌شود که همراه گزارش مأمور ابلاغ مبنی بر چگونگی ابلاغ اظهارنامه (ابلاغ واقعی یا ابلاغ قانونی) است. در صورتی که در محل اقامت خوانده (مخاطب اظهارنامه) مأمور ابلاغ و سایر مراجع جهت ابلاغ نباشند، برگ‌های اظهارنامه با پست سفارشی ارسال می‌شود و در این صورت اگر برگ‌های ارسال عیناً اعاده نشد، قبض رسید پستی دلیل ابلاغ محسوب می‌شود. وقتی که مخاطبان اظهارکننده متعدد باشند، همانند موردی که خواندگان دعوا متعدد هستند، باید اظهارنامه به تعداد آنها به علاوه دو نسخه باشد. ۵- تسلیم وجه یا مال یا سند به موجب ماده ۱۵۷ قانون آیین دادرسی مدنی، در صورتی که اظهارنامه مشعر به تسلیم وجه یا مال یا سندی از طرف اظهارکننده باشد، آن وجه یا مال یا سند باید در موقع تسلیم اظهارنامه به مرجع ابلاغ (دفتر دادگاه یا اداره ثبت اسناد) تحت نظر و حفاظت همان مرجع قرار گیرد؛ مگر آنکه طرفین هنگام تعهد محل و ترتیب دیگری را تعیین کرده باشند.
