گاهی افراد قصد خرید یا فروش مالی را دارند، اما مقدمات آن فراهم نیست، مثلاً خریدار پول کافی ندارد یا فروشنده باید نسبت به تصفیه حساب‌های شهرداری، دارایی و غیره اقدام کند. در این حالت طرفین، قراردادی عادی تنظیم می‌کنند و در آن متعهد می‌شوند در زمان و مکان مشخصی (دفتر اسناد رسمی) حضور یابند و با شرایط تعیین‌شده در قرارداد معامله را انجام دهند. به این قرارداد تنظیم‌شده قولنامه گفته می‌شود.
برخی قولنامه را مرکب از قول و نامه یعنی قول مکتوب می‌دانند و به همین دلیل معتقدند به موجب قولنامه نمی‌توان الزام متعهد را به انجام تعهدش درخواست کرد و از طرف دیگر مبایعه‌نامه را – با استفاده از تعبیری که واژه بیع (خرید و فروش) در زبان حقوقی دارد – قرارداد خرید و فروش می‌دانند و بر این اساس معتقدند که الزام متعهد مبایعه‌نامه را به انجام تعهداتش می‌توان درخواست کرد. باید توجه داشت آنچه را که در زبان حقوقی مبایعه‌نامه می‌گویند، همان چیزی است که در عرف قولنامه نام دارد و نمی‌توان بر این اساس که لفظ قولنامه و مبایعه‌نامه باهم متفاوت است، آثار حقوقی متفاوتی بر آنها بار کرد. قولنامه مانند سایر قراردادهایی که طرفین برای انجام تعهدی تنظیم می‌کنند، در دادگاه معتبر است و باید مفاد آن را اجرا کنند و به موجب آن می‌توان الزام (اجبار) طرفی را که از انجام تعهدش خودداری می‌کند از دادگاه درخواست کرد. بدین ترتیب، اگر فروشنده از حضور در دفتر اسناد رسمی و انتقال رسمی ملک به خریدار خودداری کند، خریدار می‌تواند از دادگاه صالح درخواست کند تا او را برای به نام زدن سند در دفترخانه مجبور کند.
وجه التزام
طرفین قرارداد برای محکم کردن قولنامه، معمولاً مبلغی را در قرارداد قید می‌کنند تا در صورتی که متعهد از انجام تعهد خود سر باز زند، مکلف به پرداخت آن مبلغ به طرف دیگر (متعهدله) باشد، این مبلغ را وجه التزام می‌گویند.
اصولاً درج وجه التزام در قولنامه به یکی از روش‌های ذیل می‌تواند باشد:
1) در قولنامه قید می‌شود در صورتی که فروشنده یا خریدار از اجرای مفاد تعهد خویش امتناع کند، فلان مبلغ را باید به طرف دیگر بپردازد. در این صورت اگر فروشنده به تعهد خود (انتقال مال) عمل نکند، خریدار می‌تواند با احراز عدم اجرای تعهد وجه التزام تعیین‌شده را مطالبه کند و نمی‌توان هم وجه التزام را بگیرد و هم از فروشنده بخواهد که مورد معامله را با سند رسمی به وی انتقال دهد.
2) در قولنامه طرفین موافقت می‌کنند که در تاریخی معین در دفترخانه تعیین‌شده حضور یابند و سند رسمی تنظیم کنند و در صورت عدم حضور هر یک در دفترخانه، وی مکلف است مبلغ مشخصی را به طرف دیگر بپردازد و تعهد خویش را نیز انجام دهد. در این حالت با احراز عدم حضور، متعهد باید وجه التزام را بپردازد و تعهد را نیز انجام دهد. 3) چنانچه در قولنامه ذکر شود که طرفین موافقت کردند در تاریخ….. در دفترخانه…. حاضر شوند و سند رسمی تنظیم کنند و در صورت عدم حضور یا امتناع فروشنده، فروشنده ملزم به انتقال و پرداخت روزانه…. ریال خسارت تأخیر است، در این فرض مالک باید مورد را به خریدار منتقل کند و خسارت مذکور را هم بپردازد. کسی که وجه التزام را مطالبه می‌کند، باید خود تعهداتش را کامل انجام داده باشد. مثلاً خریدار باید در دفترخانه حاضر شود و قیمت معامله را نیز به رؤیت دفتردار برساند و عدم اجرای تعهد طرف دیگر احراز شود.
آیا قولنامه تنظیمی در بنگاه معاملاتی سند رسمی است؟
قراردادی که تحت عنوان قولنامه در بنگاه‌های معاملاتی یا بیرون از آنجا تنظیم می‌شود، سندی عادی است و به همین دلیل طرفین (خریدار و فروشنده) باید نهایت دقت را در تنظیم آن داشته باشند تا بعداً دچار مشکل نشوند.
چند توصیه به خریدار
خریدار باید مشخصات مالی را که قصد خرید آن را دارد، با آنچه در سند قید شده است، مطابقت دهد و روشن شود که مال در وثیقه یا رهن یا در توقیف نباشد. اگر مورد معامله، ملک است، بررسی شود که مواردی مانند آب، برق، گاز، تلفن، پارکینگ و انباری به طور روشن در سند توصیف شده باشد.
اگر کسی که قولنامه را امضا می‌کند، خود مالک نیست، بلکه وکیل یا ولی یا قیم مالک است، دلایل احراز سمت آنها بررسی شود تا مشخص شود آیا وکیل در وکالت‌نامه خود حق فروش و گرفتن قیمت مال را دارد یا خیر؟ و اگر امضاکننده ولی مالک است، مطمئن شود که در زمان امضای قولنامه توسط ولی، کودک، بالغ نشده است. همچنین در جایی که امضاکننده قیم مالک است باید روشن شود که آیا قیم به تنهایی حق فروش مال مولی‌علیه (صغیر) خود را دارد یا با دخالت مقام قضایی چنین حقی برای او در نظر گرفته شده است.
اگر مورد معامله از طریق ارث به فروشنده رسیده، باید گواهی انحصار وراثت را ببیند و فتوکپی برابر اصل آن را نیز از فروشنده بگیرد و همچنین تصفیه حساب مالیات بر ارث را نیز ملاحظه کند.
خریدار مطمئن شود که فروشنده ممنوع‌المعامله یا مشمول فراری نظام وظیفه نباشد که در این حالت فروشنده قادر به انتقال رسمی ملک به خریدار نخواهد بود.
اگر فروشنده خیلی پیر یا مریض احوال است و حرکات غیرعادی دارد، خریدار باید این احتمال را بدهد که او محجور است و برای اطمینان به اداره سرپرستی محجورین مراجعه کند و مطمئن شود که نام فروشنده در میان اسامی محجورین آن اداره نباشد.
تا زمانی که مورد معامله را دریافت نکرده یا با سند رسمی به وی منتقل نشده است، از پرداخت کل قیمت مورد معامله خودداری کند. اگر شخص قصد خرید ملک مسکونی، تجاری یا اداری را دارد مطمئن شود که ملک مذکور در تصرف مستأجر نباشد و اگر چنین بود در قرارداد ترتیب، مهلت و ضمانت اجرای بیرون رفتن مستأجر قید شود.
خریدار سعی کند تمام پرداختی‌ها به وسیله چک تضمینی انجام شود تا در صورتی که فروشنده منکر دریافت وجه شود، وسیله‌ای برای اثبات پرداخت خود داشته باشد.
در قولنامه برای حضور در دفتر اسناد رسمی (محضر) حتماً روز، ساعت و دفترخانه مشخصی را تعیین کنند و برای عدم حضور یا امتناع از حضور، وجه التزام سنگینی قرار داده شود. در مورد خرید املاک دقت شود که ملک مورد نظر مشکل ثبتی یا معاوضی نداشته باشد.
توصیه‌هایی به فروشنده
از توان مالی خریدار برای پرداخت قیمت معامله اطمینان حاصل شده و شروطی در قولنامه آورده شود که در صورت عدم پرداخت قیمت یا ناتوانی از پرداخت قیمت معامله، برای فروشنده حق برهم زدن معامله وجود داشته باشد.
فروشنده، مورد معامله را قبل از دریافت تمام قیمت به خریدار تحویل ندهد. حتماً در خصوص پرداخت مابقی قیمت از طرف خریدار، زمان تعیین شده و این نکته ذکر شود که در صورت عدم پرداخت در تاریخ مقرر، فروشنده می‌تواند فسخ معامله را اعلام کند و معامله را برهم زند.
اگر مالکان متعدد بوده و یکی از آنها عهده‌دار مذاکره با خریدار باشد، حتماً باید ذیل قولنامه را همه مالکان امضا کنند، مگر اینکه به یک نفر وکالت در فروش بدهند که در این صورت وکیل از طرف همه مالکان قولنامه را امضا می‌کند. اگر فروشنده قیمت معامله را از طریق چک دریافت می‌کند، باید توجه داشته باشد که در صورت برگشت خوردن چک، وی تنها می‌تواند وجه چک را مطالبه کند و نمی‌تواند معامله را برهم زند. مگر اینکه چنین شرطی را در قرارداد گنجانده باشند.
